Certyfikat ukończenia kursu — wzór i kto może go wystawić

Certyfikat ukończenia kursu wystawia organizator uczestnikowi, który spełnił warunki zakończenia szkolenia.
Kto może wydać taki dokument i jakie dane powinien zawierać? Ważne jest też odróżnienie go od dokumentu potwierdzającego uprawnienia. Art. 54 ust. 1 Prawa energetycznego wymaga od osób eksploatujących określone urządzenia kwalifikacji potwierdzonych świadectwem komisji kwalifikacyjnej. Samo ukończenie kursu nie wystarcza¹.

Czym jest certyfikat ukończenia kursu?

Certyfikat wskazuje, kto ukończył kurs, czego dotyczyło szkolenie i kto je przeprowadził. Dzięki temu odbiorca może powiązać uczestnika z konkretnym programem.
W przypadku kursu wskazanego w § 23 rozporządzenia zaświadczenie zawiera m.in. imię i nazwisko uczestnika, nazwę kursu, liczbę godzin oraz nazwę i adres placówki².

Ukończenie kursu nie zawsze oznacza uzyskanie uprawnień do pracy. Decydują o tym wymagania dotyczące danej działalności, a nie tytuł dokumentu.
Przy samodzielnej eksploatacji określonych urządzeń energetycznych art. 54 Prawa energetycznego wymaga świadectwa wydanego przez komisję kwalifikacyjną¹.

Czy certyfikat ukończenia kursu potwierdza kwalifikacje lub daje uprawnienia zawodowe?

Certyfikat ukończenia kursu potwierdza szkolenie, ale sam nie nadaje uprawnień zawodowych. Dokument wymagany do wykonywania określonych czynności musi wykazywać spełnienie właściwych dla nich wymagań.
Świadectwo kwalifikacyjne dotyczące eksploatacji urządzeń, instalacji lub sieci traci ważność po pięciu latach od wydania. Wynika to z art. 54 ust. 1aa Prawa energetycznego¹.

Tabela pokazuje, co potwierdzają oba dokumenty i dlaczego sama nazwa nie wystarcza do wykazania uprawnień.

W pracy należy przedstawiać certyfikat jako dowód ukończenia szkolenia, bez przypisywania mu uprawnień, których nie potwierdza.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby uzyskać certyfikat?

Warunkiem otrzymania certyfikatu jest ukończenie szkolenia na zasadach ustalonych przez organizatora. Centrum Psychologii Stosowanej wydaje go każdemu uczestnikowi, który ukończy szkolenie³.
Obecność, wykonanie zadań albo zaliczenie mogą być warunkami konkretnego kursu. Nie należy ich utożsamiać z wymaganiami dotyczącymi zaświadczenia dla kursu wskazanego w § 23 rozporządzenia.

Jak przygotować czytelny, minimalistyczny wzór certyfikatu?

Minimalistyczny wzór certyfikatu ukończenia kursu powinien jasno wskazywać uczestnika, szkolenie i organizatora.
Wzór zaświadczenia o ukończeniu kursu umiejętności zawodowych zawiera imię i nazwisko uczestnika oraz nazwę i adres organizatora. Nie obowiązuje jednak automatycznie przy każdym certyfikacie⁴.

• Treść certyfikatu powinna przewidywać pola na nazwę kursu, organizatora, okres trwania oraz podpis i pieczątkę wykonawcy lub osoby uprawnionej⁵.
• Dane uczestnika bez numeru PESEL wpisuje się we wzorze, podając nazwę i numer dokumentu tożsamości⁵.
• Wygląd certyfikatu można dopasować do identyfikacji wizualnej organizatora. Krój pisma, taki jak Inter lub Open Sans z Google Fonts, powinien pozostać czytelny.

Czytelny układ pozwala szybko powiązać uczestnika, kurs i wystawcę. Pola nie powinny wymagać domyślania się, co oznaczają.
Wzór zaświadczenia o ukończeniu kursu umiejętności zawodowych przewiduje także numer dokumentu z ewidencji zaświadczeń⁴.

Weryfikacja certyfikatu oraz postępowanie przy jego braku lub utracie

Certyfikat można zweryfikować u organizatora, porównując jego dane z rejestrem. Uczestnik, który nie otrzymał dokumentu albo go zgubił, powinien zwrócić się do wystawcy o jego wydanie lub ponowne udostępnienie.
Na Udemy certyfikat ma własny adres URL widoczny na dokumencie. Odbiorca może otworzyć jego stronę, korzystając z udostępnionego adresu⁶.

Podpis elektroniczny może pomóc sprawdzić, kto podpisał plik i czy zmieniono jego treść. Eurosign umożliwia elektroniczne podpisywanie certyfikatów oraz przechowywanie rejestrów podpisanych dokumentów⁷.
Art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS zrównuje skutek prawny podpisu własnoręcznego wyłącznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym⁸.

Co zrobić, gdy certyfikat nie został wydany lub został zgubiony?

Brak certyfikatu ukończenia kursu należy zgłosić organizatorowi, podając dane uczestnika i nazwę szkolenia. Jeśli dokument nie został wydany, warto poprosić o ustalenie, czy odnotowano ukończenie kursu.
Po zgubieniu certyfikatu należy wystąpić o ponowne udostępnienie albo o informację o zasadach wydania duplikatu. Dla kursu wskazanego w § 23 rozporządzenia pomocny w identyfikacji zaświadczenia jest numer z jego ewidencji.

Dokument elektroniczny warto najpierw odszukać w wiadomościach od organizatora i na koncie uczestnika, jeśli kurs był przez nie obsługiwany.

Czy można otrzymać certyfikat bez egzaminu?

Certyfikat można otrzymać bez egzaminu, jeśli organizator uzależnia jego wydanie od ukończenia kursu, a nie od zaliczenia testu.
Na Udemy certyfikat standardowego płatnego kursu pojawia się po oznaczeniu wszystkich elementów programu jako ukończonych. Kursy CPE mają odrębne wymagania⁶.

Tabela porównuje warunki wydania certyfikatu bez egzaminu i po egzaminie, uwzględniając wymóg z § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkolenia BHP.

• Certyfikat bez egzaminu potwierdza ukończenie kursu na zasadach organizatora. Nie jest dowodem zaliczenia egzaminu.
• Certyfikat po egzaminie można wydać po spełnieniu warunku zaliczenia, jeśli organizator go przewiduje. Wynik należy wpisać tylko wtedy, gdy rzeczywiście dotyczy uczestnika.

Warunek egzaminu wynika z zasad szkolenia, a nie ze słowa „certyfikat”.
§ 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkolenia BHP wymaga, aby szkolenie okresowe kończyło się egzaminem⁹.

Jak zweryfikować wystawcę i autentyczność certyfikatu?

Autentyczność certyfikatu ukończenia kursu można sprawdzić u wystawcy, porównując dokument z jego rejestrem. Przy podpisie elektronicznym znaczenie ma również rodzaj podpisu: art. 25 ust. 2 eIDAS dotyczy skutku prawnego podpisu kwalifikowanego.

• Dane wystawcy należy zestawić z danymi organizatora kursu wskazanego na certyfikacie.
• Dane szkolenia i uczestnika należy porównać z informacjami o ukończonym kursie. Rozbieżności trzeba zgłosić wystawcy.
• Podpis elektroniczny na pliku należy sprawdzić pod kątem podpisującego i integralności dokumentu. Według Eurosign certyfikaty podpisane za pomocą jego rozwiązania są zgodne z rozporządzeniem eIDAS i mają moc prawną w Europie⁷.
• Oznaczenia na certyfikacie należy odczytywać w kontekście konkretnego wystawcy. Certyfikat Centrum Psychologii Stosowanej jest poświadczony przez PIFS i RIS oraz oznaczony ISO i CPS³.

Weryfikacja u wystawcy pozwala ustalić, czy przedstawiony dokument odpowiada ukończonemu szkoleniu.

Darmowy wzór certyfikatu ukończenia kursu: dostępne wersje

Darmowy wzór certyfikatu ukończenia kursu jest dostępny w Certifier w wersji poziomej i pionowej. Własny projekt można również przygotować w Wordzie.
Szablon Certifier pozwala zmienić identyfikację wizualną, kolory i szczegóły kursu¹⁰. Układ poziomy mieści dłuższą nazwę szkolenia w jednym wierszu; pionowy pozwala podzielić treść na krótsze wiersze.

Tabela zestawia orientację szablonów Certifier i ich wymiary w cm.

Dane w tabeli: 10

Wzór certyfikatu ukończenia kursu pierwszej pomocy i wzór dla kursu językowego trzeba dopasować do faktycznie ukończonego programu.
Projekt przygotowany w Wordzie jest osobnym dokumentem, a nie wersją szablonu Certifier.

Certyfikat ukończenia kursu, zaświadczenie i dyplom – czym się różnią?

Certyfikat, zaświadczenie i dyplom różnią się nazwą oraz sposobem przedstawienia szkolenia. O znaczeniu dokumentu decydują jego treść i zasady wydania, nie sam tytuł.
Organizator może nazwać dokument „certyfikatem” albo „dyplomem”, nie zmieniając zakresu tego, co potwierdza. Dla kursu wskazanego w § 23 rozporządzenia określono natomiast dane umieszczane w zaświadczeniu.

Tabela porównuje typowe zastosowanie dokumentów oraz informacje, które warto odczytać z ich treści.

Dane w tabeli: 11,12

Zaświadczenie trzeba czytać uważnie: udział w szkoleniu nie oznacza automatycznie jego ukończenia.
Dyplom ukończenia kursu również nie nadaje uprawnień tylko dlatego, że nosi nazwę „dyplom”.

Treść dokumentu wskazuje, co uczestnik rzeczywiście ukończył.

Automatyczne wystawianie certyfikatów i zarządzanie nimi w LMS

LMS, czyli system zarządzania szkoleniami, może pomóc ustalić, którzy uczestnicy spełnili warunki ukończenia kursu. Wystawienie dokumentów jest osobnym etapem.
Certifier to narzędzie do tworzenia certyfikatów, a nie plan LMS. Umożliwia tworzenie, edytowanie i hurtowe wysyłanie certyfikatów ukończenia kursu¹⁰.

Certifier pozwala wysyłać certyfikaty w formie elektronicznej¹⁰. Przed wysyłką organizator powinien przypisać dane uczestnika do właściwego kursu i sprawdzić treść dokumentów. Jeśli je podpisuje, art. 25 ust. 2 eIDAS rozróżnia skutek prawny podpisu kwalifikowanego od pozostałych podpisów elektronicznych.

Elektroniczne podpisanie i wysłanie certyfikatu to różne czynności: podpis dotyczy dokumentu, a wysyłka dostarcza go uczestnikowi.

• Lista osób uprawnionych do certyfikatu powinna wynikać z zapisów ukończenia szkolenia w LMS lub z ewidencji organizatora.
• Podpis na certyfikacie powinien pochodzić od osoby uprawnionej przez wystawcę. Jeśli organizator stosuje podpis elektroniczny, powinien podpisać plik przed wysyłką.
• Wysyłka certyfikatu powinna dostarczyć dokument właściwemu uczestnikowi. Organizator powinien zachować informację o jego wydaniu.

LMS i narzędzie do certyfikatów mają różne zadania: system szkoleniowy ustala ukończenie kursu, a wystawienie obejmuje przygotowanie, podpisanie i dostarczenie dokumentu.